Zapytanie ofertowe

ZAPYTANIE OFERTOWE 

NA OBSŁUGĘ IMPREZY Z WYŁĄCZNOŚCIĄ W ZAKRESIE WYKONANIA USŁUG CATERINGOWYCH I ROZRYWKOWYCH PODCZAS IMPREZY MASOWEJ HENRYKI 2024 w dniach 29 - 30 czerwca 2024 r. w Henrykowie Lubańskim

Gwiazdy wydarzenia HENRYKI 2024: SKOLIM, PIĘKNI I MŁODZI DAWID NAROŻNY, dwie dodatkowe gwiazdy wieczoru oraz zespoły coverowe

I. Organizator

Gminny Ośrodek Kultury i Sportu

ul. Dąbrowskiego 18

59-800 Lubań

Tel. 75 648 07 44

e-mail: gokis@luban.ug.gov.pl

II. Przedmiot zamówienia:

Kompleksowa obsługa gastronomiczna i rozrywkowa imprezy masowej HENRYKI 2024

III. Termin i miejsce realizacji zamówienia:

·         HENRYKI 2024:

29.06.2024 - 30.06.2024 r. (sobota, niedziela)

Plac rekreacyjny ze sceną plenerową w Henrykowie Lubańskim

IV. Zakres obsługi:

Wykonawca jest uprawniony do promocji swojej firmy poprzez możliwość zapewnienia obsługi gastronomicznej i rozrywkowej imprezy masowej HENRYKI 2024 w postaci poniższych zadań:

- zapewnienie kompleksowej, zróżnicowanej i licznej obsługi w zakresie gastronomii lekkiej i ciężkiej, w tym potrawy z grilla, rożna, fast food, zestawy obiadowe, potrawy regionalne, wata cukrowa, popcorn, lody, gofry, frytki.

- sprzedaż napojów bezalkoholowych (zimne i gorące),

- sprzedaż napojów alkoholowych i piwa do 3,5 %,

- zapewnienie stoisk z asortymentem dla dzieci (zabawki, balony, upominki) 

- zapewnienie urządzeń rekreacyjnych dla dzieci, młodzieży typu: zjeżdżalnie dmuchane, tory przeszkód, euro bungee itp.

- zapewnienie miejsc konsumpcyjnych dla min. 600 osób – przy stołach biesiadnych pod parasolami (minimum 30 parasoli) oraz min. 4 roll-barów;

V. Zobowiązania stron:

1. Wykonawca jest zobowiązany:

a) do wpłacenia na konto Organizatora opłaty za wystawienie stoisk w terminie do 05.06.2024 r.

b) wykonawca własnym staraniem i na własny koszt zapewni:

- ubezpieczenie i ochronę sprzętu od momentu dostarczenia sprzętu na plac imprezy do momentu wywiezienia sprzętu),

- ubezpieczenie i ochronę świadczonych usług cateringowych,

- uzyskanie niezbędnych zezwoleń w zakresie świadczonych usług,

c) rozstawić stoiska na terenie realizacji imprezy wyłącznie w miejscach uzgodnionych z Organizatorem,

d) zabezpieczyć we własnym zakresie okablowanie do miejsc z urządzeniami elektrycznymi (skrzynek). Przewody używane przez Wykonawcę muszą odpowiadać wymogom BHP i warunkom techniczno-elektrycznym.

e) posiadać odpowiednią liczbę sprzętu umożliwiającego sprawne przygotowanie i podawanie posiłków (kuchnie, grille, przyczepy gastronomiczne), z zastrzeżeniem estetycznego wyglądu tych punktów.

f) zapewnić odpowiedzialną obsługę miejsc gastronomicznych i rozrywkowych w godzinach oraz poza godzinami trwania imprezy.

g) do bieżącego utrzymania czystości zajmowanego terenu jak również uprzątnięcia zajmowanego terenu po zakończonej imprezie.

h) posiadać podręczny sprzęt gaśniczy ustawiony przy każdym punkcie gastronomicznym

i) nie dokonywać sprzedaży napojów w opakowaniach szklanych, które wykorzystywane niezgodnie z ich przeznaczeniem mogą stanowić zagrożenie dla zdrowia i życia ludzkiego.

j) posiadać aktualne wymagane pozwolenia na prowadzenie swojej działalności (m.in. aktualna koncesja/licencja na sprzedaż alkoholu) oraz niezbędną wiedzę, doświadczenie i potencjał techniczny, a także ubezpieczenie OC w zakresie prowadzonej działalności.

k) posiadanie odpowiednio wykwalifikowanej i przeszkolonej grupy pracowników wykazującej się wysoką kulturą osobistą i schludnym wyglądem oraz odpowiednimi aktualnymi zaświadczeniami wydanymi przez stację sanitarno-epidemiologiczną,

l) zachować czystość obszaru objętego wyłącznością podczas trwania imprezy oraz posprzątania tego terenu po jej zakończeniu;

ł) przestrzegać wymogów Państwowej Inspekcji Sanitarnej oraz przepisów w zakresie żywienia i podawania żywności,

m) wystawione stoiska oraz sprzęt nie mogą budzić zastrzeżeń natury estetycznej,

n) wystawiony sprzęt i urządzenia muszą być sprawne technicznie i posiadać wszystkie wymagane, (aktualne) certyfikaty i atesty;

o) przestrzegać postanowienia Organizatora w zakresie zapewnienia porządku i bezpieczeństwa przebiegu imprezy oraz Ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych.

2. Organizator jest uprawniony do:

a) umieszczania w miejscu imprezy stoisk promocyjno-reklamowych sponsorów i partnerów imprezy;

b) umieszczania w miejscu imprezy stoisk promocyjno-informacyjnych organizacji pozarządowych współpracujących z GOKiS oraz Gminą Lubań.

c) organizacji poczęstunku dla gości zaproszonych w wydzielonym przez siebie namiocie dla gości zaproszonych

d) organizacji jarmarku produktów lokalnych (innych niż oferowany przez Wykonawcę asortyment).

W związku z umieszczeniem powyższych punktów na terenie imprezy Wykonawca nie będzie rościł sobie żadnych pretensji. Wszelkie kwestie organizacyjne i rozliczeniowe związane ze stoiskami wymienionymi w pkt.V.2 pozostają wyłącznie w gestii Organizatora.

3. Organizator jest zobowiązany:

a) do zapewnienia wyłączności na handel przez Wykonawcę na terenie imprezy w zakresie określonym w pkt. IV, z wyłączeniem stoisk, o których mowa w pkt.V.2.

b) do zapewnienia punktu poboru energii elektrycznej o uzgodnionej mocy w miejscu realizacji imprezy;

c) zabezpieczenia miejsca dojazdu i wyjazdu z terenu imprezy.

VI. Procedura:

1. Nie dopuszcza się składania ofert częściowych w podziale na zadania. W wyniku zapytania ofertowego zostanie wybrany tylko jeden oferent.

2. Kryteria oceny ofert:

a) proponowana przez Wykonawcę kwota,

b) szczegółowy asortyment – jego atrakcyjność i różnorodność,

c) udokumentowane doświadczenie w organizacji cateringu na imprezach masowych,

d) referencje z ostatnich dwóch lat działalności

e) ogólny wizerunek stoisk z imprez obsługiwanych przez oferenta – fotografie

3. Termin składania ofert 15.02.2024 r. do  godz. 10.00

4. Miejsce składania ofert:

Ofertę należy złożyć na załączonym do zaproszenia WZORZE OFERTY (stanowiącym Załącznik nr 1) z dopiskiem „Obsługa imprezy z wyłącznością w zakresie wykonania usług cateringowych i rozrywkowych podczas imprezy masowej HENRYKI 2022 w dniach 29-30 czerwca 2024 r.” :

- osobiście w godzinach pracy biura GOKiS

- listownie na adres: Gminny Ośrodek Kultury i Sportu, ul. Dąbrowskiego 18, 59-800 Lubań (liczy się data wpływu do biura GOKiS)

- za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: gokis@luban.ug.gov.pl

5. W przypadku wątpliwości Organizator zastrzega sobie możliwość dodatkowych rozmów/negocjacji w celu wyjaśnienia zapisów w ofercie.

6. Organizator zastrzega sobie prawo do odstąpienia od wyboru oferenta bez podania przyczyny.

7. W przypadku identycznych lub zbliżonych ofert, Organizator bierze pod uwagę doświadczenie Wykonawców w organizacji podobnych wydarzeń oraz różnorodność asortymentu.

8. Organizator zastrzega sobie możliwość przeprowadzenia ustnych negocjacji z udziałem Wykonawców, którzy złożyli najkorzystniejsze oferty. W takim przypadku o wyborze Wykonawcy zdecyduje, który z Wykonawców złoży korzystniejszą ofertę w trybie negocjacji.

9. Jeżeli żadna z ofert nie będzie spełniała oczekiwań Organizatora, lub wymagań określonych w niniejszym konkursie, Organizator zastrzega sobie możliwość zamknięcia konkursu bez wybrania oferty lub ogłoszenie nowego konkursu.

10. Organizator zastrzega sobie również możliwość zmiany warunków udziału w konkursie

11. Organizator dokona wyboru oferty do dnia 22.02.2024 r.

12. O wyborze najkorzystniejszej oferty oferenci zostaną powiadomieni mailowo.

13. Decyzja dotycząca wyboru oferty jest niepodważalna.

VII. Organizator ustala wyjściową minimalną kwotę za wyłączność w zakresie wykonania usług cateringowych i rozrywkowych imprezy masowej HENRYKI 2024 na 40 000,00 zł.

Załącznik nr 1 „Wzór oferty''

………………………..

(miejscowość, data)

……………………………………………

(pieczątka Wykonawcy, nazwa, adres)

Gminny Ośrodek Kultury i Sportu

ul. Dąbrowskiego 18,

59-800 Lubań

OFERTA

Odpowiadając na ZAPYTANIE OFERTOWE NA OBSŁUGĘ IMPREZY Z WYŁĄCZNOŚCIĄ W ZAKRESIE WYKONANIA USŁUG CATERINGOWYCH I ROZRYWKOWYCH PODCZAS IMPREZY MASOWEJ HENRYKI 2024 w dniach 29 - 30 czerwca 2024 r. w Henrykowie Lubańskim

1. Oferuję za możliwość wykonania przedmiotu zamówienia, zgodnie z wymogami opisu przedmiotu zamówienia kwotę ………………………………………………………….zł brutto (słownie:……………………………………………………………),

w tym podatek VAT w kwocie ………….zł (słownie:………………………………...………….).

2. Zobowiązuję się do wykonania zamówienia w terminach i miejscach określonych w zaproszeniu.

3. Oświadczam, że zawarte w „Zaproszeniu do złożenia oferty” warunki akceptuję i zobowiązuję się, w przypadku przyjęcia mojej oferty do zawarcia umowy na w/w warunkach w miejscu i terminie określonym przez Zamawiającego.

4. Oświadczam, że posiadam uprawnienia niezbędne do wykonania przedmiotu zamówienia.

5. Załącznikami do oferty są:

……………………………………

……………………………………

……………………………………

……………………………………    

 ………………………………………………………………